Het managementsysteem BCM versterkt het vermogen van uw bedrijf om tijdens een verstoring de producten en diensten – met een zekere capaciteit en binnen aanvaardbare tijdskaders – te kunnen blijven leveren. Met andere woorden: komt de productie op een zeker moment tot stilstand, dan zorgt BCM ervoor dat u niet in nóg grotere problemen komt. 

De factoren die verstoringen kunnen veroorzaken, zijn zeer talrijk en kunnen volgens Kogenhop de komende jaren zelfs in frequentie en hevigheid toenemen. ‘We krijgen immers steeds vaker te maken met extreem weer. Iedereen kent daarnaast het groeiende gevaar van cyberaanvallen en aanvoerroutes kunnen verstoord raken. Door een ov-storing kunnen bedrijven op een bepaalde dag onvoldoende mensen tot hun beschikking hebben. Heeft de leverancier te maken met meerdere ziektegevallen, dan komt de vrachtwagen te laat of misschien wel helemaal niet. En natuurlijk is er altijd een zeker risico op brand. Er gebeurt genoeg, je hoeft de krant er maar voor open te slaan.’ 

De vraag die elke ondernemer zich zou moeten stellen: wat zijn de gevolgen voor mijn bedrijfsvoering als de bedreigingen zich werkelijk manifesteren? En kan ik het mij veroorloven om de productie enkele dagen, of zelfs maar enkele uren stil te hebben liggen? ‘Er zijn in elk geval veel belanghebbenden bij het voorkómen daarvan’, zegt Kogenhop. ‘De werknemers, klanten, aandeelhouders of misschien wel een overheid, zoals in het geval van de NS. Daarnaast hebben veel ondernemers te maken met Service Level Agreements die bepalen dat het bedrijf te allen tijde zal moeten blijven leveren. Stilstand heeft vaak grote financiële gevolgen. Zoals onlangs bij een Tesla-fabriek die door een stroomstoring enkele dagen kwam stil te liggen. Maar het gaat nadrukkelijk ook om zaken als klanttevredenheid, reputatie en merk.’ 

Focus op de operatie

Met Business Continuity Management kunt u terugspringen naar een zekere operationele vaardigheid conform een vooraf opgesteld plan B, dat het BCM-team in geval van een incident direct in gang kan zetten. Bij bijvoorbeeld een brand komt eerst het BHV-team en kort daarna het Crisis Management Team in actie. Daarna het BCM-team dat zich volledig focust op de operationele kant van het bedrijf, zodanig dat de waardecreërende activiteiten zo snel mogelijk kunnen worden hervat. 

Binnen de systematiek van BCM legt u met de Bedrijfs Impact Analyse de basis voor dit plan. Per risico kan de mate van impact op diverse gebieden – bijvoorbeeld financieel, klanttevredenheid, productkwaliteit en reputatie – in een tijdlijn worden uitgedrukt. Vervolgens laat u de activiteiten die niet direct bijdragen aan het bedienen van uw klanten buiten beschouwing. Aan de kritische activiteiten koppelt u een geschikte strategie. Kogenhop: ‘Daarbij kan de ondernemer verschillende prioriteringen stellen. De strategie kan bijvoorbeeld zijn dat bij een verstoring van de productie bepaalde klanten eerst gaan, bepaalde producten als eerste worden geleverd of bepaalde processen voorrang krijgen. In het plan B staat wie wat, hoe, waar en wanneer gaat doen en welke middelen daarvoor nodig zijn, zoals de mensen, de ruimte waarin zij werken, de apparatuur, de ICT en applicaties. Feitelijk een blauwdruk om ervoor te zorgen dat het bedrijf zijn waardecreërende activiteiten voort kan zetten, op een bepaald niveau en binnen een bepaald tijdsbestek.’