Zoals de naam doet vermoeden zijn er vijf stappen tijdens dit proces die houvast geven. In volgorde van uitvoering zijn dit: Sorteren, Schikken, Schoonmaken, Standaardiseren en Stabiliseren. Het start met opruimen van en afscheid nemen van spullen die je niet meer gebruikt. Heb je iets een jaar niet meer gebruikt? Dan is het de vraag of je het nog nodig hebt. Daarna ga je met de volgende stappen de werkplek organiseren en ten slotte maatregelen treffen om het bereikte resultaat in stand te houden en waar mogelijk verder te verbeteren. 5S is een bekende en effectieve LEAN-methode die al vele malen succesvol in organisaties wordt toegepast. 

De weerbarstige praktijk

Het is laagdrempelige start van het optimaliseren van processen en het is een pragmatische manier van (leren) samenwerken. Dat klinkt als muziek in de oren: meteen doen zou je zeggen. De praktijk is echter wat weerbarstiger. Daar liggen verschillende belangen en verwachtingen aan ten grondslag. Als in eerste instantie met veel enthousiasme gestart wordt met ‘5S-en’, blijkt dat het bijhouden en volhouden toch lastiger is dan gedacht. Laat staan de stap om verder te verbeteren.

De organisatie van een werkplek geeft een goede indicatie van hoe er wordt gewerkt in processen. Een rommelige werkplek geeft meer kans op een onbedoelde fout. Zonder het te beseffen is ook het zoeken naar gereedschap tijdrovend, al voelt het als onderdeel van het werk. Tijdens projecten zijn er regelmatig tegenargumenten, waarbij opruimen en organiseren van de werkplek als onnodig en tijdverspilling worden gezien. ‘Ik kan altijd alles vinden omdat ik weet waar het ligt’ of ‘ik gebruik dat gereedschap morgen weer, dus is het onzin om het op te ruimen’ en ‘je kunt beter je tijd besteden aan het werk, dan aan opruimen’. En nog vele (tegen)argumenten meer.