Met het digitaliseren van werkstromen in maakbedrijven is het doel dat alle informatiestromen volledig digitaal beschikbaar zijn op de gewenste plaats en op het juiste tijdstip. Een van de grote voordelen is dat bijvoorbeeld versiewijzigingen direct doorgevoerd worden en meteen beschikbaar zijn. Geen riskante terughaalacties van fysieke bonnen, die hier en daar op de productievloer zijn. Met alle technologische ondersteuning en visuele mogelijkheden is een geheel digitale werkstroom te realiseren. Het organiseren van een dergelijke werkstroom is wel wezenlijk anders dan een papieren werkstroom. Ook bij een papieren werkstroom is het al niet eenvoudig deze goed en strak te stroomlijnen. Digitaal vraagt een andere werkwijze en manier van organiseren. Het vraagt van alle medewerkers die ermee werken aanpassing. Niet iedereen is even vaardig op digitaal gebied. Op die vaardigheden wordt wel een beroep gedaan en dat vraagt aandacht en training. Dat is een niet te onderschatten onderdeel van het succes of falen van een digitaliseringsslag.
Breed in de organisatie
Het organiseren van de digitale werkstromen is niet alleen een verantwoordelijkheid van de ICT-afdeling. Het ligt breed in de organisatie en iedereen die ermee werkt heeft daarin zijn of haar taak. Hier is discipline bij uitvoeren van die taken en het hanteren van de afgesproken werkwijze cruciaal.
Op de werkvloer in maakbedrijven is de methode van 5S bekend om de werkplekken zodanig samen te organiseren dat hiermee de productiviteit gewaarborgd wordt. Die methode is bewezen en werkt in vele bedrijven wereldwijd. De sleutel voor succes is samenwerking en weten wat van elkaar verwacht kan worden, vaak door simpele visuele uitingen.
5I in plaats van 5S
Met de positieve ervaringen met 5S is het logisch om deze uitgangspunten en methoden ook te gebruiken bij het organiseren van de digitale werkstromen in maakbedrijven. Met gebruikmaking van de 5 stappen kan een vertaling naar de nieuwe manier van werken (digitaal in plaats van met papier) gemaakt worden. Waar bij 5S symptomen als zoeken naar gereedschappen, orders en informatie de triggers zijn, is dat in een digitale werkomgeving niet anders. Het uit zich in onder andere lang zoeken naar bestanden, dezelfde data opnieuw invoeren in andere systemen, bestanden die kwijt zijn, onvolledige dossiers…
In de basis is het niet veel anders dan bij de klassieke 5S-methode. Het vraagt een andere benadering en vertaalslag. Hiervoor worden de 5 stappen van 5S omgezet naar 5I:
I1: Inzicht in processen en werkstromen: een digitale opruimactie!
I2: Inrichting van de digitale werkstromen: huidige en gewenste werkafspraken.
I3: Instandhouden van de werkafspraken en uitvoering: borging.
I4: Implementatie: automatiseren en visualiseren.
I5: Innovatie: verbeteren en vernieuwen (steeds slimmer, steeds beter, nieuwe kansen).
De eerste drie stappen zijn nodig, ondanks dat hierover al eerder is nagedacht en het huidige systeem hierop gebaseerd is. Het inzicht dat verkregen wordt in stap 1 is lang niet altijd bekend bij alle betrokkenen. Alleen daarom al is het noodzakelijk inzicht in de digitale werkstromen te verschaffen bij alle betrokkenen. Ook een digitale opruimactie (en beleid daaromtrent) is nog vaak een ondergeschoven kindje. Neem als voorbeeld de mailbox. Daarin wordt doorgaans meer bewaard dan noodzakelijk en los van terugvindbaarheid (met de zoekfunctie kom je ver), kost het de nodige opslagcapaciteit.
Het kritisch beschouwen van de inrichting van de digitale werkstromen is nuttig omdat de totstandkoming ervan in fasen gebeurt. Dat is in veel gevallen ook niet anders te organiseren, maar kan wel leiden tot (onbedoelde) sub-optimalisatie van de werkstromen. Een integrale blik en samen bepalen wat de meest effectieve inrichting is (ICT en gebruikers) levert veel voordelen op. De transparantie bij gebruikers over wat verwacht kan worden. Het vastleggen van werkafspraken is een belangrijk aspect hierin. Deze afspraken borgen en beschikbaar hebben is een must. Nieuwe collega’s kunnen daarmee snel en effectief ingewerkt worden en bij nieuwe ontwikkelingen kunnen de ‘verschillen’ snel bepaald worden ten opzichte van de bestaande werkwijzen. Het is niet vanzelfsprekend dat de werkafspraken geborgd worden. In de praktijk is mondelinge overdracht en ‘trail and error’ aan de orde van de dag. De uitspraak ‘het wijst zich vanzelf’ komt bij digitale werkomgevingen regelmatig voor. Dat kan voor een deel wel waar zijn, maar is nooit sluitend.
De vierde stap is het (verder) automatiseren en visualiseren. Met name dat laatste aspect is met de huidige technologische mogelijkheden sterk verbeterd ten opzichte van zo’n tien jaar terug. Automatiseren kenmerkt zich door het ‘weg-automatiseren’ waarmee de menselijke invloed nihil is. Repeterende handelingen verder automatiseren vergroot de productiviteit. De handelingen waarbij menselijke tussenkomst wel nodig is, hebben baat bij de visuele ondersteuning. Daarmee worden de werkstromen transparant en zijn de gevolgen van de handelingen zichtbaar. Waar je in de beginperiode van automatisering op een knop drukte en moest afwachten wat het resultaat was, kun je nu de voortgang van de handelingen volgen omdat deze gevisualiseerd zijn. Die stap is cruciaal om de ‘digitale fabriek’ succesvol in te richten en te laten functioneren.
De laatste stap is verder innoveren. De ontwikkelingen op gebied van automatisering, robotisering en vooral AI en Machine Learning gaan in een dermate hoog tempo dat vernieuwen en aanpassen een constante factor wordt. De 5I-methode is geen project, maar manier van werken die hoort bij het digitaliseren van werkstromen. Het is een hulpmiddel om deze te stroomlijnen en nieuwe ontwikkelingen te integreren. n
Mathieu Siemons ondersteunt als zelfstandig organisatieadviseur bedrijven in de maakindustrie hun organisatieprocessen te optimaliseren. Met een praktische aanpak waarbij de samenwerking met en tussen medewerkers centraal staat. Voor meer informatie, kijk op www.noctuam.nl.
