Met het digitaliseren van werkstromen in maakbedrijven is het doel dat alle informatiestromen volledig digitaal beschikbaar zijn op de gewenste plaats en op het juiste tijdstip. Een van de grote voordelen is dat bijvoorbeeld versiewijzigingen direct doorgevoerd worden en meteen beschikbaar zijn. Geen riskante terughaalacties van fysieke bonnen, die hier en daar op de productievloer zijn. Met alle technologische ondersteuning en visuele mogelijkheden is een geheel digitale werkstroom te realiseren. Het organiseren van een dergelijke werkstroom is wel wezenlijk anders dan een papieren werkstroom. Ook bij een papieren werkstroom is het al niet eenvoudig deze goed en strak te stroomlijnen. Digitaal vraagt een andere werkwijze en manier van organiseren. Het vraagt van alle medewerkers die ermee werken aanpassing. Niet iedereen is even vaardig op digitaal gebied. Op die vaardigheden wordt wel een beroep gedaan en dat vraagt aandacht en training. Dat is een niet te onderschatten onderdeel van het succes of falen van een digitaliseringsslag.

Breed in de organisatie

Het organiseren van de digitale werk­stromen is niet alleen een verantwoordelijkheid van de ICT-afdeling. Het ligt breed in de organisatie en iedereen die ermee werkt heeft daarin zijn of haar taak. Hier is discipline bij uitvoeren van die taken en het hanteren van de afgesproken werkwijze cruciaal. 

Op de werkvloer in maakbedrijven is de methode van 5S bekend om de werkplekken zodanig samen te organiseren dat hiermee de productiviteit gewaarborgd wordt. Die methode is bewezen en werkt in vele bedrijven wereldwijd. De sleutel voor succes is samenwerking en weten wat van elkaar verwacht kan worden, vaak door simpele visuele uitingen.

5I in plaats van 5S

Met de positieve ervaringen met 5S is het logisch om deze uitgangspunten en methoden ook te gebruiken bij het organiseren van de digitale werkstromen in maakbedrijven. Met gebruikmaking van de 5 stappen kan een vertaling naar de nieuwe manier van werken (digitaal in plaats van met papier) gemaakt worden. Waar bij 5S symptomen als zoeken naar gereedschappen, orders en informatie de triggers zijn, is dat in een digitale werkomgeving niet anders. Het uit zich in onder andere lang zoeken naar bestanden, dezelfde data opnieuw invoeren in andere systemen, bestanden die kwijt zijn, onvolledige dossiers…