Het is de ‘ERP-pleister’ die snel de gevolgen van de onvrede wegneemt en daarmee snel weer tot de orde van de dag overgegaan wordt. Door de Excel bypasses wordt de werking en functionaliteit van de meeste ERP-systemen nog verder ondermijnd. Er zijn heus gevallen waarin Excel een meerwaarde is in aanvulling op het ERP-systeem. Dat kan door het maken van rapporten die visueel beter gepresenteerd worden via Excel of Power BI. Dan is het alleen een weergave van de data uit het ERP-systeem. Het wordt risicovol als de data in Excel los staan van het ERP-systeem. In feite heb je dan twee systemen.
In de basis zou het ERP-systeem, mits goed ingericht en gebruikt, het operationele proces van verkoop tot en met levering volledig moeten ondersteunen. Dat vraagt van de organisatie een juist inzicht in haar processen, de procedures en werkwijzen én de kennis en vaardigheden om in het ERP-systeem effectief te werken. Dit is ingrijpend en vraagt doorzettingsvermogen en capaciteit van de mensen uit de organisatie. Als het dan is gelukt, moet de kennis geborgd worden. Uit eigen ervaring weet ik dat het inwerken regelmatig gebeurt door ‘ermee aan de slag te gaan’ zonder een beeld te hebben van de opbouw en de inrichting van het systeem. Wanneer je als nieuweling in een organisatie meteen gaat ‘zwemmen’ zonder instructie en diploma is dat vragen om problemen.
ERP-systeem werkt niet vanzelf
Die problemen zullen niet meteen aan de oppervlakte komen. Inwerken en uitleg over het systeem krijgen is in deze cruciaal. Het gevaar is namelijk levensgroot dat ieder zijn eigen weg vindt in het systeem. Niet alles zal op één manier kunnen en dat maakt de kans op ‘miscommunicatie’ groot. In veel gevallen wordt dan de weg gekozen om invulvelden verplicht te maken omdat anders niet kan worden doorgegaan naar de volgende stap in het proces. Dat voorkomt onnodige fouten, maar geeft geen inzicht aan de gebruiker waarom het belangrijk is het op een bepaalde manier uit te voeren. Een ERP-systeem werkt niet vanzelf, hoewel die verwachting er wel is. Je zult zelf ook actief aan het werk moeten gaan met het systeem. Een ERP-systeem werkt pas wanneer:
– De processen en werkwijzen bij de gebruikers duidelijk zijn (ook de consequenties in het totale proces).
– De inrichting van het ERP-systeem aansluit bij de operationele processen.
– De kennis en vaardigheden bij de gebruikers op het gewenste niveau zijn.
– Afspraken zijn gemaakt over de bevoegdheden van iedere gebruiker in het systeem.
Natuurlijk zijn er nog meer randvoorwaarden, maar deze vier zijn cruciaal om de basis op orde te krijgen en te houden. Een ERP-systeem kan geweldig ondersteunen als hulpmiddel.
Als organisatie en gebruiker blijf je altijd in regie. Opmerkingen zoals ‘dat moet van het systeem’ zijn altijd door een gebruiker bedacht en met een reden. Die transparantie is cruciaal.
Maatwerkaanpassingen
Om onvrede en kritiek op het ERP-systeem aan te pakken wordt nog wel eens gekozen voor maatwerkaanpassingen. Daarmee kom je de gebruiker tegemoet en dat is soms nodig, maar weet dat je dan het risico loopt dat het systeem niet goed blijft werken na (noodzakelijke) updates. Ik heb meegemaakt dat door enkele maatwerkaanpassingen bij de logistieke afdeling er na een software-update twee dagen geen zendingen de deur uit konden omdat het maken van verzendbrieven en facturen niet meer werkte. Met kunst- en vliegwerk zijn zendingen verstuurd en werden ondertussen de problemen opgelost. Het is goed te beseffen dat maatwerk altijd mogelijk is, maar het ook een prijs kent.
Het gebruiken van de basisfunctionaliteiten van het ERP-systeem is het meest effectief. Als er dusdanige belemmeringen zijn in het proces met de standaardfunctionaliteit, dan is maatwerk een oplossing. Om de juiste keuzes te maken bij de aanschaf, inrichting en het gebruik is gedegen inzicht in je eigen bedrijfsproces, dat van de klant en de toeleverende keten nodig.
Digitalisering en toepassing van AI maakt die noodzaak alleen maar groter. De snelheid waarmee processen gedigitaliseerd worden en AI zijn toegevoegde waarde levert, is enorm. Als dan het fundament niet goed is, is de kans op ‘instorten’ groter. De oude wijsheid: ‘garbage in, garbage out’ blijft ook hier van kracht! n
Mathieu Siemons optimaliseert als zelfstandig adviseur bedrijfsprocessen binnen de maakindustrie. Met de praktische inzet van digitalisering en slimme AI-tools slaat hij de brug tussen mens en techniek.
De focus ligt hierbij altijd op de synergie tussen goede basisorganisatie, innovatieve technologie en de samenwerking met en tussen medewerkers.
Voor een volgende stap in optimalisatie, kijk op www.noctuam.nl en www.callidus.works.